Aktuelle Themen
Änderungen zum Jahreswechsel 2025/2026
Wichtige Anpassungen
Einige wichtige Änderungen zum 01.01.2026 im Überblick.
Mindestvergütungen/ Minijobs:
- Anpassungen der Mindestvergütungen für Berufsausbildungen (1. Jahr: 724,00€, 2. Jahr: 854,00€, 3. Jahr: 977,00€, 4. Jahr: 1.014,00€)
- Anhebung des gesetzlichen Mindestlohn auf 13,90 €/ Zeitstunde
- Entgeltgrenze für Minijobs steigt auf 603 €/Monat
- Dadurch liegt der Midijobbereich zwischen 603,01 €/Monat und 2.000,00 €/Monat
Wichtige Sachbezugswerte ab 2026:
- Frühstück 2,37 €/Tag
- Mittagessen 4,57 €/Tag
- Abendessen 4,57 €/Tag
- Unterkunft 285,00 €/Monat
Sozialversicherung:
- Die Jahresarbeitsentgeltgrenze (Versicherungspflicht) für die Krankenversicherung steigt auf 77.400 €
- Die Beitragsbemessungsgrenze der Kranken- und Pflegeversicherung steigt auf 69.750€ jährlich
- Die Beitragsbemessungsgrenze der Renten- und Arbeitslosenversicherung wird vereinheitlicht (West und Ost) und steigt auf 101.400 € jährlich
Beitragssätze in der Sozialversicherung 2026:
- Krankenversicherung (KV) allgemeiner Beitragssatz: 14,6 % der beitragspflichtigen Einnahmen
- Krankenversicherung (KV) ermäßigter Satz: 14,0 % der beitragspflichtigen Einnahmen
- Durchschnittlicher Zusatzbeitrag zur KV: 2,9 % der beitragspflichtigen Einnahmen
- Sozialen Pflegeversicherung auf 3,6% der beitragspflichtigen Einnahmen
- Beitragszuschlag für Kinderlose zur PV: 0,6 % der beitragspflichtigen Einnahmen
- Rentenversicherung (RV) allgemein: 18,6 % der beitragspflichtigen Einnahmen
- Rentenversicherung Knappschaft: 24,7 % der beitragspflichtigen Einnahmen
- Arbeitslosenversicherung (AV): 2,6 % der beitragspflichtigen Einnahmen
Einkommensteuer:
- Anhebung des Grundfreibetrags des Einkommensteuertarifs auf 12.348,00 €
- Anhebung des steuerlichen Kinderfreibetrags auf 6.828,00 € sowie Anhebung des Kindergeldes auf 259,00 €/ Monat
- Anhebung der Freigrenzen bzgl. des Solidaritätszuschlag
Die digitale Personalakte
Inhalt
Der Inhalt der digitalen Personalakte umfasst alle relevanten Informationen betreffend das Arbeitsverhältnis. Somit gehören hierzu neben den allgemeinen Personalstammdaten mindestens der Arbeitsvertrag und ggf. vorhandene Bewerbungsunterlagen sowie (zusätzliche) Unterlagen zu Tätigkeit, Vergütung, Steuer, Kranken- und Sozialversicherung und zu Abwesenheitszeiten.
Ebenfalls in die digitale Personalakte gehören etwaige zusätzliche Vereinbarungen, wie beispielsweise die Genehmigung einer Nebentätigkeit oder Verträge betreffend die betriebliche Altersvorsorge oder vermögenswirksame Leistungen.
Einzelfallabhängig können zusätzliche Inhalte erfoderlich sein (z.B. Aufenthaltsgenehmigung, polizeiliches Führungszeugnis oder Immatrikulationsbescheinigung). Informationen betreffend die Privatsphäre des Arbeitnehmers gehören nicht in die digitale Personalakte.
Anforderungen
Zum Zwecke der Digitalisierung hat der Gesetzgeber entschieden, dass spätestens zum 01.01.2026 die Personalakten digital erfasst und geführt werden müssen.
Gemäß der gesetzlichen Regelungen kann der Arbeitnehmer jederzeit Einsicht in seine Personalakte nehmen.
Außerdem ist der Arbeitgeber verpflichtet, die Datenschutz-Grundverordnung genauestens einzuhalten. Bezüglich der digitalen Personalakte bedeutet dies beispielsweise eine elektronische Verschlüsselung der Ordner, eine eingeschränkte Freigabe, die Zustimmung der Mitarbeiter zur Datenerfassung sowie eine revisionssichere Ablage.
Implementierung
Hieraus ergeben sich verschiedene Möglichkeiten, eine digitale Personalakte zu implementieren, beispielsweise über eine Digitalisierung bestehender Dokumente und sichere elektronische Speicherung oder mittels geeigneter Softwarelösungen.
Wir sind bestrebt für jeden Mandaten, die individuell optimale Lösung zu finden und haben daher keine allgemeine Empfehlung. Sprechen Sie uns daher einfach an!
Verpflichtung zu elektronischen Rechnungen
Wichtige Anpassungen
Elektronische Rechnungen sind im B2B-Bereich (Geschäftskunden) zukünftig verpflichtend. Entsprechende umsatzsteuerrechtliche Regelungen sind im Wachstumschancengesetz vom 27.3.2024 (BGBl 2024 I Nr. 108) enthalten. Aus diesem Grund wollen wir Ihnen einen Überblick über die neuen Regelungen zur E-Rechnung geben.
In Kürze
E-Rechnungen sind Rechnungen, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen werden (der XRechnung oder dem ZUGFeRD-Format). Eine per E-Mail versandte Rechnung im PDF Format genügt den Anforderungen an eine elektronische Rechnung nicht.
Im Bereich B2B werden E-Rechnungen ab 01.01.2025 verpflichtend. Für im Inland steuerbare Umsätze ist der Empfang und die Verarbeitung einer E-Rechnung im B2B-Geschäftsverkehr bereits ab 1. Januar 2025 im Unternehmen zu ermöglichen (keine vorherige Zustimmung des Rechnungsempfänger mehr notwendig). Die grundsätzliche Verpflichtung zur Ausstellung einer elektronischen Rechnung gilt ebenfalls ab 1. Januar 2025. Hierbei hat der Gesetzgeber jedoch Übergangsregelungen für die Jahre 2025 bis 2028 vorgesehen (siehe detaillierte Informationen unten), die dazu führen, dass in 2025 und 2026 auch weiterhin Papierrechnungen möglich sind.
Sie benötigen daher ab dem 1.1.2025 ein Programm , dass Ihnen mindestens den Empfang von E-Rechnungen ermöglicht (sinnvollerweise kann das Programm sowohl empfangen als auch ausstellen, dies vermeidet einen Mehrfachaufwand). Da wir in unserer Kanzlei DATEV verwenden, empfehlen wir Ihnen DATEV E-Rechnung (Link: LINK). Daneben gibt es eine Vielzahl weiterer Programme, um elektronische Rechnungen zu empfangen. Da wir diese nicht verwenden, können wir leider keine weitere Empfehlung aussprechen. Sie sind selbstverständlich frei in Ihrer Wahl eines passenden Programmes. Einzige Bedingung ist, dass die Programme die gesetzlichen E-Rechnungsplichten einhalten.
Detailliertere Informationen
Nachfolgend finden Sie detaillierte Informationen zu E-Rechnungen und den Übergangsregelungen:
- Was sind E-Rechnungen?
Gemäß der EU-Richtlinie 2014/55 sind E-Rechnungen solche Rechnungen, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen werden. Eine E-Rechnung muss folglich alle relevanten Daten in einem strukturierten Format bereitstellen und den Anforderungen der EU Richtlinie entsprechen. Dies ist der Fall bei der XRechnung oder dem ZUGFeRD-Format.
- Warum ist eine PDF keine E-Rechnung?
Die Inhalte eines PDFs sind nicht maschinenlesbar – im Gegensatz zur E-Rechnung. Bei dieser wird gemäß EU-Norm ein maschinenlesbarer XML-Datensatz erstellt, der in den Formaten XRechnung (reiner Datensatz) oder ZUGFeRD (zusätzliches Ansichts-PDF) übermittelt, weiterverarbeitet und archiviert werden kann. All das ist mit der DATEV E-Rechnungsplattform möglich. - Wer ist betroffen?
Die Verpflichtung, eine E-Rechnung auszustellen, betrifft nur steuerbare Leistungen zwischen Unternehmern (B2B), unabhängig davon, ob das Unternehmen im Haupt- oder Nebenerwerb betrieben wird. Spätestens ab 2028 müssen auch Kleinunternehmer (Umsatzsteuer) E-Rechnungen (B2B) stellen. Zudem müssen leistender Unternehmer und Leistungsempfänger im Inland ansässig sein. - Ab wann gilt die Verpflichtung zur E-Rechnung?
Unternehmen sind bereits seit dem 27.11.2020 verpflichtet, alle Rechnungen an öffentliche Auftraggeber des Bundes als elektronische Rechnung zur übermitteln. Die grundsätzliche Verpflichtung zur elektronischen Rechnungstellung gilt ab 1.1.2025. Angesichts des zu erwartenden hohen Umsetzungsaufwandes für die Unternehmen hat der Gesetzgeber jedoch Übergangsregelungen (§ 27 Abs. 38 UStG n. F. (gem. Vermittlungsergebnis v. 21.2.2024, zuvor Abs. 39) für die Jahre 2025 bis 2027 vorgesehen. Diese sind in der vom Bundestag verabschiedeten Gesetzesfassung nochmals etwas großzügiger als im Regierungsentwurf:
o Bis Ende 2026…
dürfen für in 2025 und 2026 ausgeführte B2B-Umsätze weiterhin Papierrechnungen übermittelt werden. Auch elektronische Rechnungen, die nicht dem neuen Format entsprechen, bleiben in diesem Zeitraum zulässig, allerdings ist hierfür (wie bisher) die Zustimmung des Rechnungsempfängers erforderlich (§ 27 Abs. 38 Nr. 1 UStG n. F.).
o Bis Ende 2027…
dürfen für in 2027 ausgeführte B2B-Umsätze weiterhin Papierrechnungen übermittelt werden. Auch elektronische Rechnungen, die nicht dem neuen Format entsprechen, bleiben in diesem Zeitraum zulässig; wie in 2025 und 2026 (s. o.) ist hierfür die Zustimmung des Rechnungsempfängers erforderlich; zusätzliche Voraussetzung ist allerdings, dass der Rechnungsaussteller einen Vorjahresumsatz (Gesamtumsatz nach § 19 Abs. 3 UStG) von max. 800.000 EUR hat (§ 27 Abs. 38 Nr. 2 UStG n. F.). Unternehmer, deren Vorjahresumsatz (2026) diese Grenze überschreitet, haben aber noch die Möglichkeit, Rechnungen auszustellen, die mittels elektronischem Datenaustausch (EDI-Verfahren nach Art. 2 der Empfehlung 94/820/EG der Kommission vom 19. Oktober 1994 über die rechtlichen Aspekte des elektronischen Datenaustausches (ABl. L 338 v. 28.12.1994, S. 98)) übermittelt werden. Dies gilt für Umsätze, die in 2026 bzw. 2027 ausgeführt wurden, auch dann, wenn keine Extraktion der erforderlichen Informationen in ein Format erfolgt, das der europäischen Norm entspricht oder mit dieser kompatibel ist.
o Ab 2028…
sind die neuen Anforderungen an die E-Rechnungen und ihre Übermittlung dann zwingend einzuhalten.
Für weiterführende Informationen können SIe uns gerne kontaktieren!